Por: Equipo de Análisis SAC Administraciones
El panorama de la gestión inmobiliaria y la vida en comunidad en Chile enfrenta una de sus transformaciones más profundas. Con la entrada en vigencia y plena aplicación de la Ley N° 21.719 sobre Protección y Tratamiento de Datos Personales, los comités de administración, las empresas administradoras y el personal de conserjería se ven enfrentados a un imperativo legal: el tratamiento de la información de residentes, visitas y trabajadores ya no puede manejarse bajo costumbres informales o criterios discrecionales.
Durante décadas, la recopilación de RUTs en cuadernos de ingreso, el registro fotográfico de cédulas de identidad, la instalación indiscriminada de cámaras de videovigilancia y la publicación de listas de morosos en áreas comunes operaron en una zona gris. Hoy, la nueva legislación fija límites estrictos, otorga derechos exigibles a los titulares de los datos y establece severas sanciones económicas ante eventuales incumplimientos.
- Cambio de paradigma: La comunidad como «Responsable del Tratamiento»
Bajo el nuevo esquema normativo, la copropiedad (el condominio) y su administración actúan legalmente como responsables del tratamiento de datos personales. Esto implica que cualquier dato recolectado debe responder a principios fundamentales:
• Licitud y Finalidad: Los datos solo pueden pedirse para fines específicos, explícitos y legítimos (por ejemplo, la seguridad del inmueble).
• Proporcionalidad y Miminización: Solo se puede solicitar la información estrictamente necesaria.
• Seguridad y Confidencialidad: Se deben adoptar medidas técnicas y organizativas para impedir el acceso no autorizado o la filtración de datos. - Impactos Directos y Obligatorios por Grupo de Personas
A. Control de Visitas y Accesos
• Prohibición de retención y fotocopiado: Queda estrictamente prohibido retener la cédula de identidad o licencia de conducir en la conserjería. Tampoco se permite fotografiar ni escanear el documento completo a menos que exista un consentimiento explícito y justificado.
• Registro mínimo requerido: El conserje solo debe verificar la identidad del visitante y registrar los datos mínimos indispensables (nombre, RUT y departamento al que se dirige).
• Cuadernos físicos vs. Libros digitales: Los tradicionales libros de visitas en papel expuestos sobre el mostrador de conserjería vulneran el principio de confidencialidad, ya que cualquier persona puede leer los datos de quienes ingresaron previamente. Se exige migrar a registros digitales protegidos con clave o implementar protocolos que impidan la visibilidad a terceros.
B. Residentes y Copropietarios
• Cobro de Gastos Comunes y «Listas de Morosos»: Queda terminantemente prohibido publicar nóminas de propietarios adeudados en vitrinas de ascensores, espacios comunes o chats comunitarios abiertos. La Ley de Copropiedad Inmobiliaria (Ley 21.442) y la Ley de Datos Personales exigen que la cobranza y la información de liquidaciones se notifiquen de forma individual y privada (correo electrónico individual o nómina consolidada solo accesible mediante clave en el software de administración).
• Bases de Datos de Residentes: El censo interno o base de datos de propietarios y arrendatarios debe mantenerse actualizada, encriptada y restringida únicamente para fines de comunicación administrativa y emergencias.
C. Videovigilancia y Cámaras de Seguridad
• Derecho a la Imagen: Las imágenes grabadas por cámaras de seguridad constituyen datos personales sensibles.
• Señaletica informativa: Es obligatorio instalar carteles visibles que informen a las personas que están ingresando a una zona videovigilada y señalar ante quién pueden ejercitar sus derechos.
• Acceso y Almacenamiento: Los conserjes o miembros del comité no pueden difundir grabaciones en grupos de WhatsApp de vecinos. La revisión de videos debe limitarse a incidentes de seguridad o requerimientos de tribunales y fiscalía. Asimismo, debe fijarse un plazo de caducidad para el borrado automático de las grabaciones.
D. Trabajadores del Edificio (Conserjes, Mayordomos y Personal de Aseo)
• Expedientes Laborales Protegidos: Las fichas laborales, liquidaciones de sueldo, certificados médicos y antecedentes personales del personal contratado son confidenciales.
• Acceso Restringido: Solo el administrador y el Comité de Administración (en su rol de empleador) tienen acceso a estos expedientes, debiendo almacenarse en carpetas digitales con contraseñas o en muebles con llave bajo custodia del administrador. - Fiscalización y Régimen de Sanciones
La Ley 21.719 crea la Agencia de Protección de Datos Personales, órgano fiscalizador con potestad para atender denuncias, realizar auditorías y aplicar multas coercitivas que pueden alcanzar cifras sustanciales (calculadas en Unidades Tributarias Mensuales – UTM). Ante una vulneración grave o reiterada, las sanciones no recaen sobre el conserje, sino sobre el patrimonio de la comunidad de copropietarios. - Recomendaciones para los Comités y Administraciones
Para cumplir cabalmente con las normativas, SAC Administraciones recomienda implementar las siguientes acciones inmediatas: - Auditoría de Procesos de Información: Revisar cómo se capturan, almacenan y eliminan los datos en el condominio.
- Actualización del Reglamento Interno y Protocolos: Normar el uso de videovigilancia, accesos y comunicaciones digitales.
- Capacitación al Personal: Entrenar a conserjes y mayordomos en el trato reservado de los datos de visitas y residentes.
- Adopción de Tecnología Segura: Utilizar plataformas y aplicaciones de administración de edificios que cuenten con altos estándares de ciberseguridad, perfiles de acceso restringido y encriptación de bases de datos.
